Cyfrowy powiat zaprojektowany dla mieszkańca

Użytkownik wchodzi na stronę urzędu z jedną konkretną sprawą i chce ją zamknąć w kilka minut bez poznawania struktury starostwa. Przebudowaliśmy serwis Powiatu Lipnowskiego tak, żeby to on prowadził, a nie kazał się domyślać.

Klient

Starostwo Powiatowe w Lipnie

Branża

Administracja samorządowa

Zakres

Serwis publiczny + dwa systemy usługowe

Usługi

Discovery, IA, UX/UI, content design, design system, wdrożenie, szkolenie

Rok

2026

Rola

znajomamarka — pełen zakres, od researchu po szkolenie redakcji

02

Wyzwanie

Problemem nie była ilość informacji. Problemem było to, jak trzeba było przez nie przejść.

Poprzedni serwis nie był zaniedbany — był przeładowany. Przez dwadzieścia lat, od 2006 roku, kolejne treści dokładano do struktury, która nigdy nie została zaprojektowana pod skalę, jaką osiągnęła. Efektem nie był brak informacji, tylko brak odpowiedniej drogi do niej.

Hierarchia urzędu zamiast hierarchii potrzeb

Nawigacja odwzorowywała schemat organizacyjny. Żeby znaleźć swoją sprawę, mieszkaniec musiał najpierw zgadnąć, który wydział ją prowadzi.

Wszystko równie ważne

Dziewięć zakładek w menu, dwie kolumny odnośników po bokach, karuzela na środku. Kiedy nic nie jest podporządkowane, wszystko konkuruje.

Dane urzędowe w martwych tabelach

Wydziały, jednostki, rejestry i ewidencje istniały jako wklejone tabele bez wyszukiwania. Informacja była opublikowana, ale nie była użyteczna.

Mobile jako ta "gorsza" wersja

Na telefonie serwis wymagał powiększania i przesuwania. Dla usługi publicznej, z której korzysta się w biegu, to bariera nie do przejścia.

Brak wyraźnych ścieżek

Serwis nie prowadził. Zakładał, że użytkownik wie, czego szuka i gdzie tego szukać — a zwykle wie tylko to pierwsze.

Nazewnictwo

Nazwy sekcji brzmiały jak pozycje w statucie. Mieszkaniec myśli „prawo jazdy”, nie „Wydział Komunikacji i Transportu”.

Kluczowy wniosek

Redesign serwisu publicznego nie polega na usuwaniu treści. Polega na zaprojektowaniu kolejności, w jakiej się ją pokazuje.

03

Research & discovery

Najpierw zapytaliśmy urząd, po co ludzie do niego przychodzą

Discovery nie było jednym warsztatem. Był to cykl spotkań z każdym wydziałem osobno — kadry, komunikacja, geodezja, architektura, promocja, edukacja. Każdy zgłosił swoje potrzeby i swoje bolączki. Naszą rolą było zebrać to wszystko, a potem podjąć decyzje, których nie mógł podjąć żaden pojedynczy wydział.

Pytania projektowe

Discovery to nie zbiór odpowiedzi. To lista pytań, na które projekt musi odpowiedzieć.

Kluczowy wniosek

Wydziały wiedzą o użytkowniku więcej niż jakikolwiek raport — pod warunkiem, że zapyta się każdego z osobna, a decyzję podejmie ktoś, kto widzi całość.

04

User needs

Siedem zdań, które mieszkaniec ma w głowie, wchodząc na stronę

Żadne z nich nie zawiera nazwy wydziału. To najkrótsze uzasadnienie całej przebudowy architektury informacji.

„Chcę załatwić sprawę w urzędzie.”

Kategoria spraw → sprawa → wymagane dokumenty → wydział i numer pokoju

„W którym budynku załatwię tę sprawę?”

Starostwo mieści się w kilku budynkach — zakładka "Kontakt" mówi w którym, na którym piętrze i w którym pokoju

„Chcę znaleźć numer telefonu.”

Wyszukiwarka po wydziale, stanowisku i nazwisku — bez PDF-a z wykazem

„Czy dzieje się coś ciekawego w mieście?”

Kalendarz wydarzeń, a przy biletowanych — rezerwacja miejsca online

„Gdzie mieści się dana jednostka?”

Karta jednostki z adresem, kontaktem i filtrem po kategorii

„Jestem przedsiębiorcą.”

Osobna ścieżka: inwestycje, nieruchomości, konkursy ofert, dla inwestora

„Która apteka ma dziś dyżur?”

Najczęstsze wyszukiwanie w Google w kontekście strony Powiatu. Odpowiedź musi być szybka i czytelna.

Każdy z tych scenariuszy dostał własną, nazwaną ścieżkę w architekturze informacji — i własny punkt wejścia na stronie głównej.

Kluczowy wniosek

Jeśli użytkownik musi znać strukturę instytucji, żeby z niej skorzystać, to nie jest jego problem — to jest wada projektu.

05

Information architecture

Z dziewięciu zakładek w głównym menu zostało sześć

Nic nie zniknęło. Treści zeszły o poziom niżej i dostały nazwy, którymi ludzie się posługują. Na wierzchu zostało to, po co przychodzi się najczęściej — reszta jest o jedno kliknięcie dalej, ale za to przewidywalnie.

Model stary

Jak urząd jest zorganizowany

Menu = schemat organizacyjny. Wydział → referat → podstrona → dokument. Model logiczny dla urzędu, niekoniecznie dla wszystkich pozostałych.

Model nowy

Jak mieszkaniec szuka informacji

Menu = zadania. Kategoria sprawy → sprawa → dokumenty i kontakt. Struktura urzędu została zachowana w całości, ale przestała być drogą dojścia.

Dziewięć kategorii spraw

Komunikacja i prawo jazdy, geodezja, edukacja i sprawy społeczne, środowisko i architektura, jednostki, kultura, projekty i inwestycje, nieruchomości, bezpieczeństwo.

Wyszukiwarka w hero

Pole wyszukiwania jest pierwszym elementem strony, nie ikoną w rogu. Obok pięć najczęstszych skrótów dla tych, którzy wolą kliknąć niż pisać.

Automatyczne okruszki

Jeden moduł w szablonie globalnym czyta hierarchię z systemu przez REST API. Działa na każdej stronie i każdym wpisie.

Filtrowanie zamiast przewijania

Jednostki, ewidencje, konkursy ofert i rejestry dostały wyszukiwarki, filtry kategorii i liczniki. Filtrowanie działa w przeglądarce, bez przeładowania strony.

Kategoryzacja dokumentów

Konkursy ofert rozbite na zakładki roczników 2017–2026, z zachowanymi odnośnikami do załączników — bo te adresy funkcjonują poza serwisem.

Powtarzalna struktura podstron

Każda podstrona ma ten sam porządek. Przejrzenie jednej strony wystarcza, by swobodnie poruszać się po innych.

Autorska mapa dziedzictwa

Dwupoziomowa mapa powiatu, którą się zwiedza, a nie tylko ogląda

Granica powiatu wyrysowana z realnych danych OpenStreetMap, z poświatą i przygaszeniem terenu poza granicami — powiat wizualnie wychodzi z tła. Widok całego powiatu, kliknięcie miasta z licznikiem przybliża mapę i odsłania jego zabytki, pasek „wróć do powiatu” cofa.

Na telefonie zamiast kapryśnych popupów wysuwa się od dołu panel ze zdjęciem i opisem — niezależny od tego, gdzie stoi pinezka. Treści merytoryczne pochodzą z informatora powiatu, a dodanie kolejnego miasta to dopisanie danych, nie przepisywanie mapy.

Kluczowy wniosek

Sześć zakładek zamiast dziewięciu to nie oszczędność miejsca. To decyzja, że drogą dojścia jest sprawa, a nie struktura.

06

UX

Najważniejsze zadania wyciągnęliśmy bliżej powierzchni

Zamiast prowadzić użytkownika przez kolejne poziomy menu, skróciliśmy drogę do rzeczy, po które przychodzi najczęściej. Projekt powstawał na klikalnym prototypie, dzięki któremu łatwiej było zrozumieć koncepcję, niż na statycznej makiecie.

Redukcja kroków

Dwa kliknięcia od strony głównej do listy spraw wydziału

Kategoria spraw i lista „na skróty” są na stronie głównej. Użytkownik nie musi wchodzić w menu, żeby zobaczyć, co jest w środku.

Priorytetyzacja treści

Najważniejsze informacje widoczne od razu

To, co użytkownik musi wiedzieć lub zrobić, jest na początku. Szczegóły i informacje wymagane formalnie — niżej.

Stany systemowe

Zaprojektowane też wtedy, gdy coś nie wychodzi

Pusty wynik wyszukiwania, wygasła blokada miejsca, ostrzeżenie poza terminem ważności, link zewnętrzny — każdy z tych stanów ma własny, świadomy widok.

Kluczowy wniosek

Skrócenie drogi do najczęstszej informacji jest tańsze niż każda kampania zachęcająca, żeby jej szukać.

07

Wydarzenia kulturalne

Sala koncertowa na 249 miejsc, wcześniej obsługiwana kolejką przy okienku

Koncerty i wydarzenia kulturalne powiatu odbywają się w sali Państwowej Szkoły Muzycznej w Lipnie. Wejściówki wydawano na miejscu: kolejki potrafiły być bardzo długie, a i tak nie każdy wychodził z biletem — miejsca kończyły się przy okienku i nie istniała żadna lista, na którą można było zapisać się wcześniej.

Krok 1

Wybór miejsc na planie

Zajęte fotele są nieklikalne, wybrane podświetlają się natychmiast, a blokada ma widoczny licznik czasu.

Krok 2

Formularz na dwa pola

Imię i e-mail. Nic ponad to, co potrzebne do wydania wejściówki — z klauzulą RODO przy polu, nie w regulaminie.

Krok 3

Potwierdzenie e-mailem

Link ważny godzinę. Chroni pulę miejsc przed rezerwacjami z przypadkowych adresów.

Krok 4

Odbiór biletu

Miejsca, adres i termin odbioru na ekranie i w skrzynce. Urząd widzi listę na bieżąco, bez arkusza kalkulacyjnego.

Nie tylko biletowane

Wydarzenia bez wejściówek mają w kalendarzu równe miejsce

Dożynki, wystawy, spotkania i festyny nie wymagają rezerwacji, ale wymagają informacji: termin, miejsce, program, kontakt. Karta wydarzenia ma dwa warianty — z rezerwacją i bez niej — z wyraźnym oznaczeniem, więc nikt nie szuka przycisku, którego nie ma.

Strona urzędu

Autorski panel dla osoby, która to wszystko obsługuje

Cały system spina panel administracyjny zaprojektowany pod jedno stanowisko w starostwie: wydarzenia, plan sali, lista rezerwacji do weryfikacji, wydawanie wejściówek i archiwum z frekwencją. Pracownik widzi, kto zarezerwował i czy potwierdził, i odhacza odbiór biletu jednym kliknięciem — bez arkusza, bez telefonu, bez listy na kartce.

Kluczowy wniosek

Najlepszym UX-em usługi publicznej bywa po prostu usunięcie kolejki, w której nikt nie chciał stać.

08

Visual direction

Powaga instytucji bez estetyki formularza

Serwis powiatu ma jednocześnie wyglądać wiarygodnie, nowocześnie i lokalnie — i przetrwać dekadę bez przeprojektowania. To wyklucza zarówno estetykę urzędowego druku, jak i język wizualny startupu, który zestarzeje się w dwa lata.

Odrzucone

Przyjęte

Motyw przewodni

Kafel warstwowy: karta na przesuniętej ramce

Wypełniona karta z opisem kategorii leży na obrysowanej ramce przesuniętej w prawo i w dół, a w ramce siedzi lista „na skróty”. Jeden motyw robi trzy rzeczy naraz: wiąże kategorię z jej skrótami, buduje głębię bez cienia i daje rytm powtarzalny w każdej nowej sekcji.

Ikony w kwadratach 1:1, naprzemiennie na złotym i granatowym tle — żeby dziewięć kafli obok siebie nie zlało się w jedną plamę.

Publikacja bez pobierania

Informator z druku, czytany na stronie kartka po kartce

Informator Powiatu Lipnowskiego istniał tylko jako publikacja drukowana. Na stronie można go dziś przejrzeć bez pobierania pliku — w przeglądarce PDF, w której przewija się strona po stronie, jak przy przekładaniu kartek. Ta sama treść, dwa nośniki, jeden system wizualny.

Kluczowy wniosek

Instytucja publiczna nie potrzebuje wyglądać modnie. Potrzebuje wyglądać na kompetentną — i tak samo kompetentnie za osiem lat.

09

Design system

Nie projektowaliśmy kolejnych ekranów. Zbudowaliśmy system, który pozwala je projektować.

Serwis powiatu rośnie każdego tygodnia. Gdyby każda nowa podstrona wymagała decyzji projektowej, spójność rozpadłaby się w pół roku. Dlatego powstał zamknięty zestaw komponentów z jednoznacznymi regułami użycia — czterdzieści dwa autorskie moduły interfejsu, każdy samowystarczalny.

Color system

Kontrasty policzone pod WCAG zanim powstał pierwszy ekran. Złoto nigdy nie występuje jako kolor tekstu na jasnym tle — wyłącznie jako wypełnienie i akcent.

Typography system — Figtree

Powiat Lipnowski

Nagłówek sekcji

Nagłówki idą lekko — waga 500 zamiast pogrubienia, wąskie światło, wysoki kontrast wielkości. Tekst ciągły 400 z wysokością wiersza 1,6. Jeden krój obsługuje cały serwis, od nagłówka hero po komórkę tabeli.

Kluczowy wniosek

System jest jedyną formą projektu, która przeżyje odejście projektanta. W instytucji publicznej to nie luksus, tylko warunek utrzymania jakości.

10

Co wdrożyliśmy

Osiem funkcji, każda w odpowiedzi na konkretną bolączkę

Nie projektowaliśmy ładniejszych wersji tych samych podstron. Każda z tych funkcji powstała, bo w starym serwisie czegoś nie dało się zrobić — albo dało się, ale zbyt drogo dla użytkownika.

Ta sama skala

Było

26 585 px

Jest

5 430 px

Obie strony zmniejszone identycznie. Przerywana ramka to jeden ekran laptopa — przewijaj, żeby zobaczyć, jak wędruje przez starą tabelę.

Funkcja 01 — dyżury aptek

Najczęściej odwiedzana podstrona miała 26 585 px wysokości

Baner wylicza aktualny dyżur wprost z harmonogramu i porównuje bieżącą godzinę z oknami dyżuru: pn–sob 20:00–22:00, w niedziele i święta 14:00–18:00 oraz 20:00–22:00. Nikt nic nie przestawia co tydzień.

Ten sam komponent na telefonie

Wygaszanie minionych dyżurów

W sierpniu 32 z 53 wierszy to już historia

Jeśli już musisz zajrzeć w tabelę: terminy z przeszłości dostają obniżony kontrast, więc wzrok ląduje od razu na dzisiaj i na tym, co dopiero nadejdzie. Bieżący tydzień jest oznaczony trzema sygnałami naraz: złotym paskiem przy krawędzi, złotą kropką przy nazwie i pogrubieniem.

Wygaszone wiersze nie są ukryte ani zablokowane — po najechaniu wracają do pełnego kontrastu. Dane historyczne zostają dostępne, na przykład do sprawdzenia numeru telefonu, tylko przestają konkurować o uwagę. Na telefonie ten sam mechanizm działa na kartach.

Funkcja 02 — wyszukiwarka

Pole wyszukiwania jako pierwszy element strony

Funkcja 03 — załatw sprawę

Dziewięć kategorii zamiast schematu organizacyjnego

Funkcja 04 — wydziały i kontakt

Z przeładowanej strony do czytelnego wykazu wydziałów

Funkcja 05 — jednostki organizacyjne i inne wykazy

Rejestr, w którym łatwo znaleźć właściwą pozycję

Funkcja 06 — aktualności

Tylko najważniejsze informacje na stronie głównej

Funkcja 07 — wydarzenia

Wydarzenie z biletem i wydarzenie bez biletu to dwa różne widoki

Funkcja 08 — ostrzeżenia

Komunikat, który wyświetla się tylko w swoim czasie

Kluczowy wniosek

Dobry ekran w serwisie publicznym nie prezentuje danych. Odpowiada na pytanie, z którym ktoś na niego wszedł.

11

Content design

Layout nie naprawi zdania, którego nikt nie rozumie

Copywriting był częścią projektu, nie etapem po nim. Każdą nazwę kategorii, opis i listę skrótów napisaliśmy od nowa — językiem, którym ludzie mówią o swoich sprawach, a nie językiem, którym instytucja opisuje samą siebie.

Kluczowy wniosek

W serwisie publicznym copywriting jest architekturą informacji. Nazwa kategorii to nie etykieta — to decyzja nawigacyjna.

12

Accessibility

Dostępność nie była warstwą dodaną do projektu. Była jednym z jego fundamentów.

Podmioty publiczne mają ustawowy obowiązek zapewnienia dostępności cyfrowej na poziomie WCAG 2.1 AA. Traktowanie tego jako ostatniego punktu odbioru kończy się kosmetycznymi poprawkami. My ustaliliśmy kontrasty, rozmiary i zachowania komponentów zanim powstał pierwszy ekran.

Panel jest stałym elementem interfejsu przy prawej krawędzi ekranu — dostępność nie chowa się w stopce.

Kluczowy wniosek

Dostępność zaprojektowana na początku kształtuje paletę, typografię i komponenty. Dostępność dodana na końcu ujawnia problemy, których można było uniknąć.

13

Mobile

Mieszkaniec korzysta z serwisu w sytuacji „tu i teraz”

Wieczorem, przed apteką, w kolejce, w drodze do urzędu. Telefon nie jest zmniejszoną wersją strony — jest podstawowym kontekstem korzystania z usługi publicznej. Reguły responsywności zdefiniowaliśmy we wszystkich modułach interfejsu.

Ten sam serwis na laptopie, tablecie i telefonie — bez wersji gorszej

Podmieniane widoki: kategorie spraw, aktualność ze zdjęciem, listy na wąskim ekranie. Kontakt do wydziału sprawdza się najczęściej z telefonu — także wtedy, gdy komputer stoi obok.

Kluczowy wniosek

Dla usługi publicznej mobile nie jest wariantem projektu. Jest domyślną sytuacją użycia.

14

Development

Migracja, w której najtrudniejsze były adresy, nie treści

Serwis przeszedł z Joomli na WordPressa. Przeniesienie wpisów i mediów było zadaniem wykonalnym — prawdziwym ryzykiem było to, że adresy artykułów funkcjonują poza serwisem: w sprawozdaniach finansowych, w dokumentacji rozliczeniowej i w korespondencji z instytucjami.

Joomla → WP

migracja treści, mediów i struktury adresów

42

autorskie moduły interfejsu, bez frameworka i bez jQuery

301

przekierowania ratujące linki wskazane w dokumentach

1999–2029

archiwum kadencji w jednym powtarzalnym szablonie

Kluczowy wniosek

W instytucji publicznej adres URL bywa dowodem w dokumencie. Migracja to nie operacja techniczna — to operacja na zobowiązaniach.

15

Było i jest

Zmieniła się nie tylko estetyka, ale też i model

Redesign pokazujemy jako różnicę w wyglądzie, ale największa różnica jest w tym, według czego zorganizowana jest informacja i kto ponosi koszt jej znalezienia.

Było

Jest

Kluczowy wniosek

Przed redesignem koszt znalezienia informacji ponosił mieszkaniec. Po redesignie ponosi go system.

16

Outcome

Co się zmieniło — i czego jeszcze nie mierzymy

Serwis w nowej formie działa od sierpnia 2026 roku. Poniżej rezultaty, które da się wskazać dziś, oraz wskaźniki, które zaczniemy raportować, gdy zbierze się pełny okres porównawczy w analityce.

6

zakładek w menu zamiast bocznych kolumn z dziesiątkami nieuporządkowanych odnośników

4 877

wpisów z dwudziestu lat przeniesionych z zachowaniem archiwum

42

komponenty interfejsu tworzące spójny system

AA

deklarowany poziom zgodności WCAG 2.1 wraz z deklaracją dostępności

Rezultaty jakościowe

Do zmierzenia

Nie podajemy procentów, których jeszcze nie mamy

Po zebraniu pełnego okresu porównawczego w analityce sensowne będzie raportowanie: udziału ruchu mobilnego, skuteczności wyszukiwarki wewnętrznej, czasu dojścia do najczęstszych podstron, liczby wejść na dyżury aptek oraz liczby rezerwacji obsłużonych online zamiast przy okienku.

Do tego czasu ta sekcja pozostaje jakościowa — świadomie.

„Dziękujemy lokalnej firmie za profesjonalne przygotowanie nowego serwisu oraz otwartość na nasze pomysły i potrzeby mieszkańców.”

Starostwo Powiatowe w Lipnie — z oficjalnego komunikatu o uruchomieniu serwisu

17

Final statement

Strona urzędu nie jest stroną internetową. Jest infrastrukturą kontaktu mieszkańca z instytucją.

Kiedy działa dobrze, ktoś nie musi brać wolnego, żeby dowiedzieć się, jakiego dokumentu potrzebuje. Kiedy działa źle, ta sama osoba dzwoni na centralę albo staje w kolejce — i koszt tej różnicy ponoszą obie strony. Dlatego redesign serwisu powiatowego jest projektem usługowym, nie graficznym. Zaprojektowaliśmy nie stronę, tylko sposób, w jaki powiat jest dostępny dla swoich mieszkańców.